Lernprozesse im Projekt sicherstellen
Aus Erfahrung zu lernen, ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Im Projektmanagement stellt man mittels eines strukturierten "Lessons Learned" Prozesses sicher, dass die im Projekt gemachten Erfahrungen nicht verloren gehen, sondern zukünftigen Projekten zur Verfügung stehen.
"Lessons Learned" sind im Projektmanagement heute Standard, jeder ausgebildete Projektmanager ist damit vertraut, und alle nicken dazu brav mit dem Kopf. So weit die Theorie. Die Praxis sieht jedoch häufig anders aus. Kennen Sie einen oder mehrere dieser Punkte?
- Sobald das Projekt vom Auftraggeber abgenommen ist, werden alle Teammitglieder aus dem Projekt entlassen, sofort in neue Projekte gesteckt und die Konten geschlossen. Für ein ordentliches Lessons Learned sind dann weder die Leute noch das Budget vorhanden.
- Der Aufwand für ein abschließendes Lessons Learned wurde gar nicht in das Angebot für das Projekt einkalkuliert.
- Schließlich hat man das Projekt doch nun erfolgreich beendet. Wozu jetzt noch Lessons Learned? Das hilft uns doch in unserem Projekt sowieso nichts mehr.
- Der Projektmanager schreibt im Rückblick ein paar positive und negative Highlights auf, die ihm einfallen, legt das Dokument im Projektarchiv ab, wo es dann ein für alle Zeiten unberührtes Dasein fristet.
- Die Lessons Learned Berichte sind zwar recht ausführlich, jedes Projekt legt sie aber irgendwo in der Projektordnerstruktur ab, so dass kein Projektmanager eines neuen Projekts sich die Mühe machen würde, in einer Unzahl von Projektordnern nach diesen Dokumenten zu suchen und sich durch unzählige Berichte zu lesen, um festzustellen, ob irgendetwas davon für ihn brauchbar ist.
- Lessons Learned wird als singuläre Aktion nach Abschluss des Projekts gesehen. Im Verlauf des Projekts wird aber kein Lessons Learned Register geführt, man arbeitet rein aus der Erinnerung und mögliche Lernschleifen und Verbesserungen während des Projekts werden nicht genutzt.
- Die Lessons Learned Berichte liegen ausschließlich als Textdokumente vor. Ein Wissensmanagement, das auf strukturierten, angereicherten, miteinander verknüpfbaren und leicht abfragbaren Informationseinheiten basiert, ist nicht möglich.
Die Liste ließe sich noch fortsetzen. Aus der Beschreibung wird zumeist auch die Lösung schon deutlich. Lessons Learned müssen ein zentrales Anliegen des Projektleiters und der Organisation insgesamt von Beginn jedes Projekts an und über dessen komplette Laufzeit sein. Die Organisation braucht einen übergreifenden Lernprozess aus Projekten, der die relevanten Erfahrungen aus Projekten extrahiert und dokumentiert und nachfolgenden Projekten so zur Verfügung stellt, dass diese effizient genau die Informationen abfragen können, die für ihr spezielles Projekt von Interesse sind.
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